1. はじめに｜なぜ今、予実管理が重要なのか？企業経営を持続的に成長させるには、直感や感覚ではなく「数字」に基づいた判断が欠かせません。その判断の基盤となるのが「予実管理」です。つまり、あらかじめ立てた予算（＝計画）と、実際に得られた結果（＝実績）を見比べて、現状を把握し、次に打つべき手を考える。それが予実管理の本質です。特に、経済環境や市場が目まぐるしく変化する今、経営のブレを最小限に抑えるために、よりリアルタイムに、より精度高く、数値を管理・把握していく必要があります。「でも、予実管理って専門的で難しそう……」そう感じる方も多いかもしれません。しかし、実はExcelを活用すれば、専用ツールを導入しなくても予実管理を手軽に始めることができるんです。本記事では、誰でもすぐに実践できるExcel予実管理の始め方を、ステップごとに詳しく紹介していきます。2. 予実管理とは？基本をしっかり理解しよう予実管理は、「予算」と「実績」を比較し、その差異（ギャップ）を明確にすることで、企業の方向性を調整するための重要な経営管理手法です。■ 予実管理の目的とは？予実管理には大きく3つの目的があります：業績の見える化 計画と現状を照らし合わせることで、会社がどの位置にいるのかがひと目でわかるようになります。課題の早期発見 差異が生じた原因を分析することで、問題点を早期に発見し、迅速に手を打てます。意思決定のスピードアップ リアルタイムな数値に基づいた判断が可能になるため、スピーディーかつ的確な戦略立案が実現します。■ 構成する3つの要素予実管理は、以下の3ステップで構成されます。予算設定：事業目標や計画に基づき、数値目標を立てる。実績記録：売上や経費など、実際の数字を正確に記録。差異分析：予算と実績のギャップを明確化し、改善策を検討。「経営のナビゲーションシステム」として機能する予実管理。これを正しく理解することが、全ての第一歩です。3. Excelで始める予実管理のメリットと注意点Excelは、誰もが使える汎用ツールでありながら、実は非常に優れた予実管理ツールにもなります。■ Excelのメリット導入コストゼロ 既に社内にあることが多く、追加コストがかかりません。カスタマイズ性が高い 業種や部署ごとの独自フォーマットを簡単に作成できます。学習コストが低い Excel操作に慣れていれば、予実管理もスムーズに習得可能。連携性に優れる CSV・API連携などにより、他のシステムともデータ連携が容易です。■ 注意点とリスク属人化リスク 1人の担当者しか管理できない状態になると、運用停止のリスクが高まります。ヒューマンエラー 手入力が多いと、ミスや集計エラーの原因になります。拡張性の限界 組織が大きくなると、Excelでは限界が出ることも。将来的なSaaS移行も視野に入れておくとベターです。とはいえ、まずはExcelからスタートし、仕組み化を体験してからステップアップするのが最も実用的な選択肢です。4. Excel予実管理を始める前に準備すべきこと「よし、Excelで予実管理を始めよう！」と思ったら、いきなり表を作るのではなく、まずは準備が肝心です。■ スキル面の準備基本的なExcel関数の理解 基本的な関数はマスターしておきたいところです。書式設定のスキル セルの書式設定や条件付き書式を使いこなせば、視認性がグンと上がります。■ 情報面の準備予算データの整理 部署別、プロジェクト別など、管理の粒度をあらかじめ設計します。実績データの収集ルールの明確化 「誰が」「いつ」「どのように」入力・集計するかを決めておきます。管理項目の定義 売上・費用・利益・KPIなど、どの項目を追いかけるかを明確にしておきましょう。■ テンプレートの用意月次管理表、年間比較表、差異分析シートなどのフォーマットをあらかじめ準備すると、実装が圧倒的にスムーズになります。5. 実践編①：Excelで作る予実管理表の基本構造ここからは、いよいよExcelでの予実管理表作成の具体的なステップに入っていきます。■ レイアウト設計の基本行方向：期間（月別、四半期別など）列方向：予算、実績、差異、達成率などの管理項目まずは「月次」と「年間」の2種類の管理表を用意するのがおすすめです。■ 入力列と数式列の分離手動で入力する項目（実績など）と、自動で計算させる項目（差異・達成率など）を明確に分けることで、ミスを防ぎます。■ 数式の例差異計算：=実績 - 予算達成率：=IF(予算=0, 0, 実績 / 予算)累計：=SUM(対象セル範囲)■ 書式設定のコツプラス・マイナスの差異に色をつける（条件付き書式）単位やフォーマットを統一（円、％など）セル保護で重要箇所の編集を防止これで、基本的なExcel予実管理表の構造が完成です！6. 実践編②：データ入力を効率化するコツExcelで予実管理を継続的に活用していくうえで、最も手間になるのが「データ入力」です。この作業を効率化するだけで、作業時間の短縮だけでなく、入力ミスの予防や正確な分析にもつながります。■ 入力ルールの標準化まず取り組みたいのが、「入力ルール」の整備です。フォーマットの統一：年月の表記（2025年4月→2025/04など）や単位（千円・万円など）をあらかじめ統一しておくことで、後の分析がスムーズになります。入力セルの色分け：手入力が必要なセルを黄色などに色分けし、ミスを減らす工夫をしましょう。入力規則の設定：ドロップダウンリストや数値制限などの機能を活用すると、誤入力を防ぐことができます。7. 実践編③：差異分析の進め方予実管理の真の価値は、差異を「記録すること」ではなく「活用すること」にあります。ここでは、差異分析の手順とポイントについて解説します。■ ステップ①：差異の把握まずは、どの項目にどれだけ差異が生じているのかを確認します。差異は「絶対値」と「率」の両方で確認するのがポイントです。差異金額：実績－予算差異率：差異金額 ÷ 予算 × 100例えば、「売上目標500万円に対して、実績が450万円だった場合」、差異は－50万円、差異率は－10％になります。■ ステップ②：原因分析差異が発生した理由を突き止めることが、次のアクションにつながります。分析には「5W1H」を使いましょう。When（いつ）：特定の月に発生していないか？Where（どこで）：どの部門・店舗・プロジェクトか？Why（なぜ）：顧客減少？仕入れ増？競合増？How（どうやって）：どのような行動が裏目に出たか？これらの視点で原因を構造的に分析しましょう。■ ステップ③：影響度評価差異が業績や戦略にどれだけ影響を与えているかを評価します。軽微な差異ならスルーしてもよいですが、大きな差異は必ずレビュー対象とするべきです。8. 実践編④：改善策の立案とPDCAの回し方差異を分析したら、次はそれをもとに改善アクションを起こすフェーズです。ここで重要なのが、「形だけの対策」で終わらせないこと。■ 具体的な改善策を考えるコスト超過が原因なら？ 発注プロセスの見直し、取引先との価格交渉などが考えられます。売上不足が原因なら？ 販売促進の強化、新規開拓、値引き戦略の再設計などが考えられます。単なる「注意喚起」にとどまらず、「行動」に落とし込むことが鍵です。■ 実行計画の策定改善策を実行するには、タスク管理が不可欠です。具体的なタスク担当者の割り当て期限の設定成果指標（KPI）の明確化これをガントチャートやタスクボードなどに落とし込めば、可視化もしやすくなります。■ PDCAの徹底運用改善策は一度で終わらせず、以下のPDCAサイクルで回しましょう。Plan（計画）：差異分析に基づくアクションを設計Do（実行）：チームで実施Check（評価）：再度予実管理で効果を確認Act（改善）：改善策を見直し、次に繋げるこの仕組みが社内に定着すると、予実管理が単なる記録ではなく「組織を動かす武器」になります。9. 見える化の工夫でチームを巻き込もう予実管理が「個人作業」になっていると、継続しづらく、形骸化するリスクが高まります。ここでは、チーム全体を巻き込むための「見える化」の工夫を紹介します。■ グラフで視覚的に伝える棒グラフで予算・実績の比較折れ線グラフで売上の推移を可視化円グラフで費用の内訳を表示ビジュアル化することで、数値が苦手な人でも直感的に理解できます。■ 共有用レポートの自動化定期的に管理表を更新し、共有レポートとして自動出力できるようにすれば、報告の手間が省け、透明性が高まります。PDF出力の自動化クラウド（Google Driveなど）への保存SlackやTeamsへの通知連携■ 定例ミーティングでの活用月次の定例会議などで予実管理表を活用すれば、意思決定のスピードも加速します。10. Excelから次のステップへ｜Zaimo.aiの活用提案予実管理の土台がExcelで整ったら、次のステップとして「自動化・高度化」に進む時期です。ここで登場するのが、Zaimo.aiのような経営管理AIツールです。■ Excelの限界とは？多人数での同時編集が難しい履歴管理やバージョン管理が不便視覚化や分析の高度化に限界これらの課題は、Excel単体ではカバーしきれないものです。■ Zaimo.aiができることZaimo.aiは、予算編成から実績分析、差異要因の自動抽出、さらには改善提案まで一括管理できる次世代の経営管理AIです。自動で差異要因を分析経営ダッシュボードでリアルタイムに可視化担当者へのアラート通知機能も搭載「予実管理のその先」を見据える企業にとって、Zaimo.aiは最良のパートナーになります。